Zintegrowany System Zarządzania Jakością, Środowiskiem oraz Bezpieczeństwem i Higieną Pracy w Elektrociepłowni "Gorzów" Spółka Akcyjna zgodny z wymaganiami norm ISO 9001, 14001 i PN 18001

Jan Kos, Prezes Zarządu, Dyrektor Naczelny: „Opracowany i wdrożony Zintegrowany System Zarządzania gwarantuje zaspokajanie potrzeb i oczekiwań klientów, co do jakości naszych produktów, oczekiwań społeczeństwa co dominimalizowania oddziaływań procesów produkcyjnych na środowisko naturalne i oczekiwań naszej kadry pracowniczej tworzenia przyjaznego środowiska pracy. Jest narzędziem ciągłego doskonalenia funkcjonowania naszej Spółki”.

Historia wdrożenia Zintegrowanego Systemu Zarządzania

W dniach 16-17 czerwca 2004 roku w Elektrociepłowni „Gorzów” Spółka Akcyjna odbył się audit certyfikujący, który przeprowadziła jednostka certyfikująca systemy zarządzania jakością UDT-CERT. Audit zakończył się rekomendacją jednostki certyfikującej, co potwierdza zgodność Zintegrowanego Systemu Zarządzania z wymaganiami zawartymi w międzynarodowej normie ISO 9001:2000 "Quality management systems - Requirements", ISO 14001;1998 ”Environmental management Systems” oraz PN-N 18001 ”Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy”. Jest to sukces tym większy, że Elektrociepłownia „Gorzów” SA wdrożyła Zintegrowany System Zarządzania jako jedna z pierwszych firm w Województwie Lubuskim.

Cel wdrożenia i utrzymania Zintegrowanego Systemu Zarządzania skupia się wokół zapewnienia możliwie najbardziej efektywnego procesu wytwarzania energii elektrycznej i ciepła oraz dystrybucji ciepła, ciągłego doskonalenia procesów w celu zaspokojenia wymagań klientów, ochrony środowiska i zapewnienia bezpiecznych warunków pracy.

Sytuacja wyjściowa

W wyniku zakończenia organizacji spółki, przystąpiono do opracowania Strategii Rozwoju Elektrociepłowni „Gorzów” SA do 2010 r. Zarząd Spółki dążąc do poprawy organizacji i wizerunku EC Gorzów SA na rynku dostawców energii elektrycznej i ciepła jako dobrego i solidnego partnera w biznesie, zadecydował zarządzać firmą zgodnie ze standardami międzynarodowymi wg ISO.

Cel projektu

Celem realizowanego projektu było opracowanie koncepcji i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Zarządzania oraz przygotowanie firmy do certyfikacji tego systemu na zgodność z normami: PN-EN ISO 9001:2001 System zarządzania jakością PN-EN ISO 14001:1998 System zarządzania środowiskowego PN-N-18001:1999 System zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Powyższe standardy mają doprowadzić do: ciągłego doskonalenia organizacji, stosowania zarządzania procesowego, ujednolicenia i usprawnienia procesów związanych z wytwarzaniem energii elektrycznej oraz wytwarzaniem, przesyłaniem i dystrybucją ciepła, minimalizowania wpływu Spółki na środowisko naturalne, nieustannego podnoszenia bezpieczeństwa pracy pracowników.

Realizacja i efekty prac

Punktem wyjścia prowadzonych prac była diagnoza stanu systemu zarządzania Spółki na zgodność z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001 (system zarządzania jakością), PN-EN ISO 14001 (system zarządzania środowiskowego) i PN-N 18001 (system zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy). Przeprowadzono między innymi gruntowny przegląd oddziaływania EC Gorzów SA na środowisko naturalne, przegląd warunków pracy, określono stan utrzymania porządku i ochrony przeciwpożarowej. Kluczem do skutecznego wdrożenia było wytypowanie przez Zarząd Spółki osoby odpowiedzialnej za wdrożenie Zintegrowanego Systemu Zarządzania po stronie Elektrociepłowni – Pełnomocnika ds. Systemów Zarządzania ISO. Koordynatorem ds. ochrony Środowiska został Kierownik Wydziału Ochrony Środowiska i Kontroli Chemicznej, a Koordynatorem ds. BHP Specjalista ds. BHP.

Pracami objęto działalność zakładu w zakresie: wytwarzania energii elektrycznej oraz wytwarzania, przesyłania i dystrybucji ciepła. Wsparciem dla realizacji całego projektu było zastosowanie narzędzia informatycznego - DGA Process i DGA Quality. Zastosowanie narzędzi informatycznych podyktowane było przyjętym założeniem, zbudowania zintegrowanego systemu zarządzania, przy ograniczeniu ilości papierowej dokumentacji oraz zachowaniu zdolności systemu do ciągłego dostosowywania się do potrzeb i zmieniających się warunków, gwarantującego brak barier do nieustannego doskonalenia. Pierwszy etap prac zakończył się cyklem szkoleń dla zarządu, kadry kierowniczej oraz pracowników Spółki objętych wdrożeniem oraz opracowaniem Koncepcji Zintegrowanego Systemu Zarządzania dla Elektrociepłowni „Gorzów” SA. Szkoleniami z zakresu systemu zarządzania jakością, zarządzania środowiskiem i bhp objęci są w sposób ciągły wszyscy pracownicy naszej Spółki. Fundament budowania zintegrowanego systemu zarządzania stanowiły zidentyfikowane procesy i procedury zachodzące w EC Gorzów SA oraz zidentyfikowane ich wzajemne oddziaływania. Na podstawie opracowanej mapy procesów Zarząd spółki powołał właścicieli procesów. W gronie właścicieli procesów znaleźli się: Główny Specjalista ds. Wytwarzania, Główny Specjalista ds. Kontroli i Programowania, Główny Specjalista ds. Inwestycji i Remontów, Kierownik Wydziału Ochrony Środowiska i Kontroli Chemicznej, Specjalista ds. BHP Specjalista ds. Kadr, Specjalista ds. Organizacji i Zarządzania oraz Pełnomocnik Zarządu ds. Systemów Zarządzania ISO.

Zarządzanie procesami rozpoczęło nową jakość w podejściu do realizowania zadań przez naszą Spółkę. Właściciele procesów stanowili główny filar przy opracowaniu dokumentacji Zintegrowanego Systemu Zarządzania. Dla zachowania terminów oraz skuteczności prowadzonych działań opracowano szczegółowy harmonogram spotkań z właścicielami procesów oraz wytypowanymi grupami roboczymi. Efektem wspólnej pracy było opracowanie dokumentacji ZSZ. Procesy ZSZ obejmowały standardy komunikacji wewnętrznej w zakresie jakości, środowiska oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. Takie podejście pozwalało od początku na spojrzenie na organizację i wymienione obszary w sposób kompleksowy. Systematyczne zaangażowanie pracowników w realizacji przypisanych im zadań odniosło sukces i już 15 października 2003 roku Zarządzeniem Nr 47/2003 Prezes Zarządu EC Gorzów SA wprowadził do powszechnego stosowania dokumentację systemu. Rozpowszechnienie dokumentacji nastąpiło przy wykorzystaniu oprogramowania DGA Quality w zakładowej sieci intranetowej. Jej zastosowanie w znaczący sposób obniżyło koszty rozpowszechnia i utrzymania dokumentacji. Usprawniło również w znaczny sposób administrowanie Systemem Zarządzania przez Pełnomocnika. Okres wdrożenia dokumentacji Zintegrowanego Systemu Zarządzania to również czas wytypowania i przygotowania audytorów wewnętrznych. Prezes Zarządu Zarządzeniem 59/2003 z dnia 7 października 2003 roku w sprawie Powołania audytorów wewnętrznych ZSZ, wyznaczył 20 audytorów, których przygotowano do pełnienia tej roli. Umiejętności skutecznej weryfikacji systemu oraz poznanie technik audytowania audytorzy zdobyli w trakcie szkolenia. Pomyślne wyniki audytów wewnętrznych oraz przeprowadzony przegląd systemu zarządzania skłoniły nas do wyłonienia firmy certyfikującej i złożenia wniosku o przeprowadzenie audytu certyfikującego.

Polityka Zintegrowanego Systemu Zarządzania

Politykę Zintegrowanego Systemu Zarządzania ciągle doskonalimy, oceniamy jej przydatność, formułujemy funkcjonalne strategie i programy odpowiednie do celu, charakteru oraz skali naszej działalności. Zwracamy szczególną uwagę na następujące zagadnienia: Profesjonalne i nowoczesne zarządzanie organizacją gwarantujące spełnianie wymagań prawnych. Wiarygodność w oczach klientów, partnerów gospodarczych, pracowników i społeczeństwa. Utrzymanie stabilnej sytuacji ekonomicznej i zdolności do finansowania ciągłego rozwoju. Zagwarantowanie jakości i pewności dostaw energii elektrycznej i ciepła. Zapobieganie zanieczyszczeniom, dbałość o środowisko naturalne oraz stosowanie nowoczesnych technologii. Umacnianie pozycji na rynku energii elektrycznej i ciepła w Zachodniej Polsce. Budowanie świadomego i zaangażowanegozespołu pracowniczego o wysokich kwalifikacjach. Doskonalenie działań w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, zapobieganie wypadkom i chorobom zawodowym. Utrzymanie i ciągłe doskonalenie Zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością, Środowiskiem i BHP gwarantującego realizację polityki i tworzącego ramy przeglądów przyjętych celów i zadań.

Spełnianie wymagań klienta - gwarancją sukcesu

W naszej organizacji uznając spełnianie wymagań klienta za podstawę naszych sukcesów: dokonujemy identyfikacji potrzeb i wymagań klientów, przedstawiamy propozycję dostarczania naszych produktów na warunkach obopólnie korzystnych, badamy poziom satysfakcji naszych klientów, zapewniamy weryfikacje i wykorzystanie pozyskanych informacji związanych z uzyskiwanym poziomem satysfakcji. organizujemy narady dotyczące współpracy w sezonie grzewczym z naszymi odbiorcami ciepła, wymieniamy na bieżąco uwagi z klientami, spełniamy oczekiwania, na wniosek klienta jesteśmy do dyspozycji jeżeli zachodzi potrzeba zorganizowania spotkania i omówienia warunków współpracy, gwarantujemy niezawodność rozliczeniowych układów pomiarowych, na wniosek klienta sprawdzamy dodatkowo ich stan, monitorujemy w sposób ciągły oprogramowaniem komputerowym, parametry naszych produktów gwarantowane w zawartych umowach i wynikające z przepisów prawa, każda niezgodność jest analizowana i wprowadzane są działania korygujące, gwarantujemy, że kupowana od nas energia jest wytwarzana przy minimalizowaniu niekorzystnych wpływów EC Gorzów SA na środowisko naturalne oraz spełnianiu wymagań prawnych w tym zakresie, zapewniamy, że monitorujemy w sposób ciągły emisję do atmosfery, realizujemy program współspalania biomasy (pozyskiwanie energii ze źródeł odnawialnych), którego celem jest jeszcze większe ograniczenie oddziaływania na nasze otoczenie.

Do środowisk zainteresowanych funkcjonowaniem Elektrociepłowni „Gorzów” SA wg określonych standardów należą m.in.: Władze państwowe i samorządowe, Posłowie, Radni, Społeczność lokalna, Służby Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Środowiska, Służby Państwowej Inspekcji Pracy, Państwowa Straż Pożarna, Stacja Sanitarno Epidemiologiczna, Urząd Dozoru Technicznego Nasi partnerzy biznesowi, dostawcy materiałów i usług, Pracownicy EC Gorzów SA,

Zakres Zintegrowanego Systemu Zarządzania

Zintegrowany System Zarządzania obejmuje swoim zakresem wszystkie komórki organizacyjne Elektrociepłowni „Gorzów” Spółka Akcyjna.

Cele wynikające z Polityki Jakości, ochrony środowiska i bhp

Ustanowiona przez Zarząd Spółki w Elektrociepłowni „Gorzów” SA Misja i Polityka Jakości, Ochrony Środowiska i BHP stanowi ramy dla ustalenia celów związanych z zarządzaniem. Najwyższe Kierownictwo wyznacza cele ogólne i zadania związane z realizacją misji i założeń polityki oraz zdefiniowanymi procedurami, wskazując jednocześnie terminy realizacji przy zapewnieniu zasobów oraz odpowiedzialnych za ich realizację. Cele oraz zadania publikowane są w serwisie intranetowym. Określani są odpowiedzialni za ich realizację oraz daty osiągnięcia celów jak i formy weryfikacji. Cele podstawowe i zadania podlegają zatwierdzeniu oraz okresowej weryfikacji pod kątem adekwatności i spójności z Misją i Polityką Jakości. Za zgodność i wystarczalność zestawienia celów głównych i zadań odpowiada Pełnomocnik ds. Systemów Zarządzania ISO.

Przeglądy systemu zarządzania jakością

Zarząd Elektrociepłowni „Gorzów” SA oraz Pełnomocnik Zarządu ds. Systemów Zarządzania ISO planują i przeprowadzają Przeglądy Zintegrowanego Systemu Zarządzania w ustalonych odstępach czasu, w celu zapewnienia jego stałej przydatności, adekwatności i efektywności. Przeglądy mają na celu ocenę możliwości doskonalenia i potrzebę zmian w Systemie Zarządzania Jakością, w tym Misji i Polityki Jakości Spółki oraz celów. W trakcie pierwszego przeglądu Zarząd EC Gorzów SA określił w szczególności następujące cele: Uzyskiwanie pewnych danych niezbędnych do planowania, analizy, monitorowania rozliczania i nadzorowania procesów EC Gorzów SA - doskonalenie zarządzania nadzorowanymi układami pomiarowymi. Poprawa bezpieczeństwa w Spółce poprzez doskonalenie zarządzania oznakowaniem BHP. Poprawa bezpieczeństwa i higieny pracy poprzez monitorowanie i utrwalanie wiedzy niezbędnej do wykonywania obowiązków służbowych. Ochrona środowiska naturalnego oraz poprawa efektywności ekonomicznej Spółki poprzez współspalanie biomasy. Ochrona środowiska naturalnego poprzez wdrożenie monitoringu ciągłego emisji zanieczyszczeń. Poprawa bezpieczeństwa i higieny pracy, bezpieczeństwa pożarowego, ochrony środowiska i porządku poprzez zintegrowanie nadzoru nad przestrzeganiem wymagań. Ochrona środowiska naturalnego poprzez lepsze monitorowanie zużycia wody. Zwiększenie zadowolenia oraz pozyskanie nowych klientów. Koordynacja planowania w EC Gorzów SA. Poprawa bezpieczeństwa, zapobieganie awariom i zagrożeniom (wprowadzenie corocznych ćwiczeń na wypadek awarii lub zagrożeń występujących w Spółce, zorganizowanie ćwiczeń w porozumieniu z Państwową Strażą Pożarną). Poprawa bezpieczeństwa, ochrona środowiska i zapobieganie awariom i zagrożeniom (zrealizować program zabezpieczenia i zagospodarowania nieczynnej części ECI oraz program demontaży nieczynnych obiektów budowlanych).

Komunikacja wewnętrzna

W Elektrociepłowni „Gorzów” SA ustanowiony został efektywny system komunikacji wewnętrznej obejmujący informacje i dane związane z funkcjonowaniem i efektywnością Zintegrowanego Systemu Zarządzania oraz dotyczący obiegu innych istotnych dla funkcjonowania Spółki informacji i danych. Na system komunikacji wewnętrznej składają się: informacje i dane związane z realizacją celów Polityki Jakości, ochrony środowiska i bhp, wyniki mierników monitorowania procesów, rezultaty audytów oraz przeglądów Systemu Zarządzania Jakością, informacja o stanie realizacji działań korygujących oraz zapobiegawczych, formy komunikacji i wymiany informacji i danych. Odpowiedzialności w zakresie komunikacji wewnętrznej zostały określone we właściwych dokumentach Systemu Zarządzania Jakością.

Dokumentacja Systemu Zarządzania

Od początku funkcjonowania Zintegrowany System Zarządzania Jakością, Środowiskiem i BHP był udokumentowany w postaci elektronicznych procesów i procedur modelowanych przy użyciu Oprogramowania DGA , zgodnie z poniższymi poziomami dokumentacji. Dokumentację zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością stanowią: udokumentowana Misja, Polityka Jakości, Ochrony Środowiska i BHP oraz tabela celów ogólnych wraz z zadaniami, Księga Jakości, Księga procesów, udokumentowane procedury elektroniczne formularze dokumentów, elektroniczny Katalog instrukcji obowiązujących w EC Gorzów SA, elektroniczny Spis zarządzeń, poleceń służbowych oraz aneksów Elektrociepłowni „Gorzów" SA, elektroniczny katalog aktów prawnych obowiązujących Spółce, dokumenty organizacyjne, zakresy obowiązków służbowych, zapisy wymagane przez normy oraz wynikające z innych elementów ZSZ.

Zarządzanie procesowe

Zintegrowany System Zarządzania Jakością, Środowiskiem i BHP Elektrociepłowni „Gorzów” SA został zaprojektowany, zbudowany i wdrożony na bazie podejścia procesowego w celu zwiększenia satysfakcji klientów poprzez zaspokajanie ich potrzeb i oczekiwań. Jako proces, postrzegane są działania wykorzystujące zasoby i zarządzanie w celu umożliwienia przekształcenia danych wejściowych w dane wyjściowe. Jako podejście procesowe rozumiany jest system procesów w EC Gorzów SA oraz należących do procesów procedur, opisane wejścia i wyjścia definiujące zależności funkcjonalne i pozwalające monitorować ich skuteczność i efektywność oraz zarządzanie tymi procesami. Dzięki podejściu procesowemu sprawowany jest stały nadzór nad powiązaniami pomiędzy pojedynczymi procesami w systemie procesów jak również ich współzależnościami. W odniesieniu do każdego procesu, określone zostały: Cel - podstawowy cel osiąganiu którego służy realizacja procesu i procedur. Właściciele procedur należących do danego procesu oraz właściciel procedury odpowiedzialny za przebieg procedury, jej rozwój. Zakres stosowania poszczególnych procesów i procedur prezentujących ustalony i zatwierdzony sposób postępowania, Dane wejściowe i wyjściowe procesów, na dane wejściowe i wyjściowe składają się formularze, dane, dokumenty, zasoby i inne elementy. Zestaw mierników pozwalających monitorować proces.

Utrzymanie i doskonalenie systemu zarządzania jakością

Zintegrowany System Zarządzania Jakością, Środowiskiem i BHP w Elektrociepłowni „Gorzów” SA utrzymywany i doskonalony jest przez wszystkich pracowników. Nadzór nad systemem sprawuje Pełnomocnik Zarządu ds. Systemów Zarządzania ISO, Koordynator ds. Ochrony Środowiska i BHP oraz Właściciele procesów. Utrzymanie ZSZ związane jest z realizacją postępowania zgodnie z opisanymi w poszczególnych dokumentach systemowych wymaganiami i działaniami. Doskonalenie odnosi się do realizacji zaplanowanych celów i zadań. Działania związane z utrzymaniem i doskonaleniem Systemu Zarządzania Jakością, Środowiskiem i BHP są okresowo oceniane poprzez: audity wewnętrzne, przeglądy systemu zarządzania jakością dokonywane przez kierownictwo, audity kontrolne przeprowadzane przez jednostkę certyfikującą, audyty wykonywane przez Zespól ds. utrzymania porządku, ochrony środowiska i ochrony przeciwpożarowej.

Informację przygotował: Mirosław Rawa - Pełnomocnik Zarządu ds.Systemów Zarządzania ISO